Von Analog zu Digital
Elisabeth Janssen, Leitung Assetmanagement der Hanseatischen
Gerade in der Szene der geschlossenen Alternativen Investmentfonds (AIF), ist die Kommunikation mit dem Anleger ein häufig sehr aufwändiger bürokratischer Akt, der nicht nur viele ökologische Ressourcen kostet sondern auch einen hohen monetären Aufwand hat. Die Hanseatische, die Kapitalverwaltungsgesellschaft des Hamburger Initiators Immac, prüft daher die Umstellung des bisherigen Postversands von Informationen auf die digitale Form der E-Mail und steht dabei vor großen Herausforderungen.
Aus dem Gesellschafterkreis sind seit rund einem Jahr vermehrt Anfragen für einen beleglosen Versand von Unterlagen für Beschlussfassungen und Informationen über die Fonds eingegangen. Dieses Thema wurde auch schon auf der Tagung der Beiräte im Jahr 2016 an die Hanseatische herangetragen. Einig waren sich alle Teilnehmer darin, dass eine digitale Übermittlung von Unterlagen ein Beitrag zum umweltbewussten Umgang mit unseren Ressourcen ist und darüber hinaus den Gesellschaften Kosten erspart. Auch das Thema Sicherheit kommt hierbei zum Tragen. Dabei wurde deutlich, dass einige andere Kapitalverwaltungsgesellschaften die digitale Versendung von Gesellschaftsunterlagen bereits nutzen. Der Sicherheitsaspekt hat bei der Hanseatischen einen besonderen Stellenwert, denn es werden persönliche Daten der Gesellschafter verwendet, wenn Unterlagen digital versendet werden. Auch wenn direkt keine Wertangaben zu den Beteiligungen in den Unterlagen enthalten sind, so ist es dennoch über die Stimmenanteile eines Gesellschafters möglich, Rückschlüsse auf dessen Beteiligungshöhe zu ziehen. Es stehen verschiedene Alternativen der Übermittlung von Unterlagen zur Verfügung. Zwei werden nachfolgend dargestellt..
(Quelle: fotolia)
Eine Möglichkeit ist, dass alle Unterlagen für eine schriftliche Beschlussfassung in einer E-Mail in Form von PDF-Dateien angehängt werden. In diesem Fall könnte der Gesellschafter die Dateien direkt am Bildschirm öffnen und nur die für die Beschlussfassung notwendigen Seiten ausdrucken. Die andere Variante ist, dass die Gesellschafter eine E-Mail erhalten, die Informationen enthält, mit der sie darüber informiert werden, dass die Beschlussunterlagen im geschlossenen Bereich auf der Website der Hanseatischen zum Abruf bereitstehen. Mit einem in der E-Mail enthaltenen Link würde der Gesellschafter auf die entsprechende Seite gelangen und müsste sich dort nur noch mit seinem Passwort anmelden. Auch hier wären lediglich die für die Beschlussfassung notwendigen Seiten auszudrucken.
Ein weiterer Schritt zur Digitalisierung wäre die digitale Abstimmung. Um diese aus dem Gesellschafterkreis stammende Anfrage umzusetzen, sind jedoch weitere Schritte einzuleiten. Notwendig werden in diesem Zusammenhang Beschlüsse in den einzelnen Fondsgesellschaften, da diese eine Versendung der Unterlagen in digitaler Form nicht vorsehen. Das Vorgehen müsste für eine Einladung zu einer Gesellschafterversammlung bzw. für ein schriftliches Beschlussverfahren dargestellt werden und die Gesellschafter stimmen hierüber ab. Für die Hanseatische wäre eine Umstellung auf eine digitale Versendung nur dann sinnvoll, wenn sich in allen Fondsgesellschaften für dieses Vorgehen eine Mehrheit findet. Vor dem Hintergrund, dass die Hanseatische sich den Neuerungen der modernen Technik und auch den Anfragen aus dem Gesellschafterkreis nicht verschließt, wurden die vorliegenden Daten geprüft.
Im Ergebnis sind bei der Hanseatischen E-Mail-Adressen von rund 50% der Anleger erfasst. Wenn die Zahl der vorliegenden E-Mail Adressen auf die Summe der Fondsbeteiligungen bezogen wird, sind rund 54% erfasst. Zusätzlich wurde geprüft, wie viele Anleger ihre Quartalsberichte im Internet abrufen bzw. sich diese per Post zusenden lassen. Hier ist das Verhältnis mit über 90% eindeutig auf der Seite der digitalen Überlassung der Quartalsberichte. Somit scheint die Nutzung von Internet und digitalen Medien bei den meisten Gesellschaftern im Tagesablauf ein fester Bestandteil zu sein.
Die Hanseatische wägt aktuell ab, welche Möglichkeiten am sinnvollsten wären, um zu erfahren, welche Lösung für die breite Mehrheit der Gesellschafter gewünscht wird. Eine Vorstufe der digitalen Versendung von Unterlagen wäre sicherlich die Bereitstellung von Quartalsberichten im geschlossenen Bereich der Homepage. Bei dieser Vorgehensweise könnten die Gesellschafter jeder für sich abwägen, ob die digitale Information persönlich für sie eine sinnvolle Lösung darstellt. Zu einem späteren Zeitpunkt müssten dann entsprechende Beschlüsse in den Gesellschaften erfolgen und die Gesellschafter können ihre Stimme entsprechend ihrer persönlichen Erfahrung über diese Vorgehensweise abgeben.
Möglich wäre auch, das Prozedere umzukehren. In diesem Fall wüsste die Hanseatische, ob zusätzlicher Aufwand für die Umstellung auf eine digitale Versendung von Unterlagen betrieben werden muss. Die Gesellschafter hätten dann jedoch noch keine eigenen Erfahrungen sammeln können. Eine Umfrage im Kreise der Beiräte ergab, dass das Verhältnis zwischen digitaler Übermittlung und postalischem Versand von Unterlagen an die Gesellschafter relativ ausgewogen war, sodass keine grundsätzliche Tendenz unter den Anwesenden abzuleiten war.